Cobranza en México
Cómo domiciliar los pagos de una academia
Qué necesitas, cuánto cuesta de verdad y qué pasa cuando una tarjeta se rechaza.
Domiciliar una mensualidad significa que el alumno autoriza una vez, y a partir de ahí el cargo a su tarjeta sale solo el día que le toca. Es la única forma de cobrar que no requiere que alguien haga algo cada mes — ni él, ni tú.
Es también la única que cuesta dinero, y la que más se malentiende. Esto es lo que hay que saber antes de ofrecerla.
Qué necesitas para poder ofrecerla
Tres cosas, y ninguna es opcional:
- Una cuenta de procesador de pagos. En México lo normal es Stripe, Mercado Pago o Conekta. No es una terminal: es una cuenta que puede guardar la tarjeta del alumno y cobrarle después sin que él esté presente.
- El consentimiento del alumno, registrado. No basta con que te diga que sí de palabra. Tiene que quedar constancia de qué monto autorizó, qué día se le cobra y cuándo lo aceptó. Es el documento que zanja cualquier aclaración con su banco.
- Un día de cobro por alumno. Suena a detalle y decide bastante, como se ve más abajo.
Lo que no necesitas es que el alumno tenga tarjeta de crédito: una de débito funciona igual, y en México es la que la mayoría tiene.
Cuánto cuesta, con IVA
Aquí está el error más caro del tema. La tarifa que publica Stripe para México es 3.6% + $3 MXN por cargo, y esa cifra no lleva IVA. Lo que de verdad te descuentan es esa tarifa por 1.16.
Es la diferencia entre 3.6% y 4.176%, más $3.48 fijos en lugar de $3.00. Con la tarifa publicada te estarías prometiendo entre $3 y $7 más por alumno de los que van a caer en tu cuenta.
| Mensualidad | Comisión de Stripe (con IVA) | Te llega | % real |
|---|---|---|---|
| $500.00 | $24.36 | $475.64 | 4.87% |
| $700.00 | $32.71 | $667.29 | 4.67% |
| $900.00 | $41.06 | $858.94 | 4.56% |
| $1,200.00 | $53.59 | $1,146.41 | 4.47% |
| $1,500.00 | $66.12 | $1,433.88 | 4.41% |
El porcentaje real baja conforme sube la mensualidad porque los $3.48 fijos pesan menos: en una de $500 valen 0.70 puntos, en una de $1,500 valen 0.23. Por eso domiciliar mensualidades chicas es proporcionalmente más caro.
La cuenta completa, con la fórmula para verificarla tú mismo y el detalle que conviene revisar con tu contador —el IVA de las comisiones es acreditable si se factura, así que el costo fiscal puede volver a parecerse al 3.6%— está en cuánto te cobra Stripe en México con IVA incluido.
Si usas un software encima del procesador, súmale su parte. En DojoPay es 1% del cargo: en una mensualidad de $900 son $9, y entre Stripe y nosotros te llegan $849.94 de los $900. Eso es todo el costo, sin mensualidad por alumno ni por transacción aparte.
El precio que le dices al alumno es el que paga
Es tentador resolver la comisión pasándosela al alumno: cobrarle $952.80 si paga con tarjeta —lo que hay que cobrar para que te queden $900 limpios— y $900 si transfiere. No lo hagas sin asesoría. Cobrar distinto según el medio de pago tiene reglas en México y no es un tema de opinión.
La forma tranquila de resolverlo es la otra: considera los costos de procesamiento al definir el precio general de tus mensualidades, y que el precio comunicado al alumno sea el precio final a pagar. Si tu mensualidad son $900 y quieres que el costo esté cubierto, la conversación es sobre cuánto vale tu mensualidad — no sobre un recargo en la caja.
El día de cobro: no lo pongas a fin de mes
El instinto es cobrarle a todo el mundo el día 1, o el último día. Es la peor opción por una razón práctica: concentra el 100% de tu ingreso en un solo día. Si ese día algo falla —el procesador, tu internet, un problema del banco emisor— falla tu mes completo, y encima te llegan todos los rechazos juntos.
Lo que funciona mejor es el día en que cada alumno se inscribió. Reparte los cargos a lo largo del mes, un mal día te cuesta dos o tres alumnos en lugar de todos, y para el alumno es más natural: paga cada 30 días de haber entrado, no un día arbitrario.
Un detalle que hay que resolver desde el principio: qué pasa con el día 31. Un alumno inscrito un 31 no tiene día de cobro en abril, ni en febrero. La regla sana es cobrar el último día del mes cuando su día no existe — nunca saltarse el mes.
Qué pasa cuando la tarjeta falla
Va a pasar, y no es señal de que el alumno no quiera pagar: se venció la tarjeta, no había fondos ese día, el banco marcó el cargo como sospechoso. Necesitas una política decidida de antemano, porque improvisarla es como se pierde el dinero.
La que usamos, y por qué:
- Avísale antes del cargo. Un mensaje dos días antes diciendo que se va a cobrar $900 a su tarjeta el jueves. Un cargo sorpresa a una tarjeta es exactamente como se produce la primera aclaración con el banco, y esperar a tenerla para prevenirla es pagar la lección completa.
- Tres intentos, cada tres días. Alcanza para cubrir la quincena siguiente, que es cuando la mayoría de los rechazos por fondos se resuelven solos.
- Después del tercero, se detiene y se le dice. Esto es lo que casi nadie hace. Si dejas de intentar y no avisas, el alumno sigue creyendo que su tarjeta lo cubre y se atrasa sin saberlo. Hay que decirle que la domiciliación dejó de funcionar y que ese mes toca por transferencia.
- Y avísale también cuando quedó. Que la tarjeta se guardó bien, y qué día se le va a cobrar de aquí en adelante. Sin eso, el alumno guarda su tarjeta en una página web y se queda sin saber qué acaba de pasar.
Los textos de esos avisos, listos para copiar, están en 7 mensajes de WhatsApp para recordar una mensualidad.
Subirle la mensualidad no es automático
Este es el punto que más problemas causa y el que menos se anticipa. Si el alumno autorizó $900, $900 es el monto que le puedes cobrar. Un aumento a $950 no se cambia por tu lado: se le propone, él lo acepta, y el nuevo monto aplica a partir de una fecha.
No es solo lo correcto, es lo que te protege: un cargo por un monto que el alumno no autorizó es el caso más fácil de ganar para él si lo reclama con su banco. Si vas a ofrecer domiciliación, ten resuelto de antemano cómo vas a pedir la nueva autorización cuando suban tus precios — porque van a subir.
Ningún padrón se domicilia al 100%
Conviene decirlo antes de que te decepcione: siempre va a haber alumnos sin tarjeta, alumnos que no quieren dar una, y alumnos que prefieren depositar. Domiciliar no reemplaza la transferencia, convive con ella.
Dónde conviene empezar, según el tamaño:
- Hasta ~15 alumnos: probablemente no vale la pena todavía. Transferencia y un buen control alcanzan; la plantilla de Excel te lleva bastante lejos.
- Entre 15 y 40: ofrécela a los que ya son constantes — los que llevan seis meses y nunca se atrasan. Lo que cuesta la comisión es más barato que la tarde de seguimiento que te ahorras.
- Más de 40: es la diferencia entre tener una academia y tener un trabajo de cobranza. Aquí la pregunta ya no es cuánto cuesta.
La comparación completa de las tres formas de cobrar —efectivo, transferencia y tarjeta domiciliada, con lo que cuesta cada una en dinero y en trabajo— está en cómo cobrar mensualidades en una academia de artes marciales.
Las dos formas, sin elegir
DojoPay cobra solo a los alumnos que domicilian su tarjeta —con su aviso previo, sus tres intentos y su aviso cuando la tarjeta falla— y a los que pagan por transferencia les da seguimiento por WhatsApp con tu beneficiario, tu banco y tu CLABE dentro del mensaje. El dinero de tus alumnos llega directo a tu cuenta, no pasa por la nuestra.